Se mi segui da un po’ lo sai che non amo distinguere l’organizzazione personale da quella professionale, preferisco sempre parlare di organizzazione integrata, di stile di vita organizzato per dirla meglio e favorire una serenità personale di fondo. Ed è per questo che oggi ti suggerisco 4 strategie di semplificazione aziendale che ti saranno utili anche nella vita di tutti i giorni.

 

Avrai sentito parlare spesso in ambito aziendale di time management per descrivere tutti quei processi e tecniche atte a pianificare e controllare il tempo utilizzato,  per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

 

Se ci pensi sarai d’accordo con me nel dire che è assolutamente inutile essere super efficienti alla scrivania e perdersi in un bicchiere d’acqua appena varcata la soglia di casa, no?

 

Perché non iniziare allora a parlare di life management, ovvero prendere spunto dalle strategie di semplificazione aziendale e applicarle anche nel nostro quotidiano includendo tutto ciò che accade al di fuori del puro orario lavorativo. Se funzionano sul posto di lavoro perché non dovrebbero funzionare fra le mura di casa?

 

Ecco allora 4 strategie di semplificazione aziendale perfette anche per prenderti cura della tua casa con serenità e nel rispetto dei tempi.

 

La tecnica del pomodoro:

 

La tecnica del pomodoro è una delle strategie di gestione del tempo che viene citata più spesso. E’ un metodo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo e il suo strano nome è dovuto a quei timer a forma di pomodoro, spesso utilizzati in cucina per tenere sott’occhio i tempi di cottura.

 

Lo scopo principale di questa tecnica è quello di provare a mantenere la massima concentrazione sullo stesso argomento per 25 minuti.

 

La tecnica per essere applicata prevede 5 semplici passi:

• Scegli un’attività da completare
• Imposta il timer a 25 minuti
• Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato
• Prenditi una pausa di 5 minuti
• Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

 

Per evitare di diventare un semplice accumulatore di pomodori, che lavora tanto ma conclude poco, è importante riuscire ad associare ad ogni pomodoro attività ben definite per mantenere elevate motivazione e concentrazione. Inoltre per ottenere i maggiori benefici dalle pause Cirillo suggerisce di stare lontani dallo smartphone e dalle email e preferire attività molto semplici come bere un bicchiere d’acqua o prendere un caffè.

 

La regola del pomodoro è perfetta da utilizzare anche per le pulizie di casa.

 

Puoi ad esempio stabilire che per pulire il bagno hai bisogno 3 pomodori. 1 pomodoro per i sanitari e il lavandino, 1 pomodoro per la doccia e 1 pomodoro per polvere, piccolo decluttering e pavimenti.

 

Ragionare in questo modo ti aiuta a rendere le tue pulizie più efficaci e fare il meglio nel tempo a tua disposizione, senza perderti per strada ed evitare di giocarti tutto il week end solo fra mestieri e pulizie.

 

Il Batching

 

Il principio del batching è molto semplice e prevede la divisione del tempo lavorativo in blocchi temporaneamente definiti durante i quali dedicarsi ad una sola tipologia di attività.

 

Il risultato è quello di ridurre le distrazioni, diminuire la dispersione mentale e quindi migliorare la produttività. Batching letteralmente significa “raggruppamento” e rimanda proprio all’aggregazione di mansioni dello stesso tipo nello stesso momento.

 

Chi già pratica il batching non ha dubbi sui miglioramenti della produttività che derivano da questa tecnica.

 

In che occasione il butching si potrebbe dimostrare un fantastico alleato?

Se ad esempio hai poco tempo in settimana per cucinare ma puoi dedicarti con più tranquillità durante il week end puoi sfruttare il tempo che già passi ai fornelli per cucinare una quantità maggiore di cibo e da congelare per la settimana. Oppure sfruttare il forno acceso per cucinare un maggior numero di pietanze, ad esempio due teglie di lasagne invece che solo una oppure una teglia di lasagna e una torta salata, che poi potrai gestirti nei giorni seguenti.

 

In questo modo il tempo che passi ai fornelli è sempre lo stesso ma guadagni tempo in settimana.

 

La regola dei 2 minuti

 

Se sei un procrastinatore seriale, la “regola dei due minuti” di David Allen, guru dell’organizzazione e autore di numerosi best seller, tra cui GTD, può davvero cambiarti la vita.

 

Come funziona questa tecnica? Se ci vogliono meno di due minuti, fallo adesso.

Qualche volta può accadere di perdersi dietro le TO DO LIST, ottimi e fondamentali strumenti di organizzazione, non fraintendermi, a patto che le liste non restino una semplice e lunghissimo elenco di cose da fare ma siano di promemoria per portarle a termine i compiti nei tempi previsti.

 

Se un’attività richiede più tempo a essere scritta che ad essere fatta ti renderai conto da solo che è meglio farla subito e levarsi il pensiero, ti stupirai della quantità di attività veloci che rimandiamo sistematicamente per semplice pigrizia.

 

Prenotare la visita dal dentista, mettere la tazzina nella lavastoviglie, smistare la posta in entrata, eliminare definitivamente dalla nostra casa il sacchetto con le cose “elimina” o “regala”. Pochi minuti risparmiati ogni volta ti permetteranno di guadagnare più tempo per altro.

 

Mangia la rana

 

“Mangia una rana viva per prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata”, è una delle frasi più famose di Mark Twain.

Brian Tracy, uno dei massimi esperti di crescita personale, basandosi proprio su questa citazione ha ideato la tecnica “mangia la rana”.

La “rana” rappresenta il compito più ostico da portare a termine durante la tua giornata, non per forza il più importante o quello che richiede la tua massima concentrazione, ma quello più ingrato e brutto, brutto come mangiare una rana vita. Fatto quello non ci potrà essere nulla di peggio nella tua giornata.

 

Questo modo di ragionare ti aiuterà ad evitare di procrastinare e ti aiuterà ad aumentare la tua disciplina per imparare a portare a termine i tuoi obiettivi.

Quando potrebbe essere utile l’applicazione di questa tecnica fra le mura domestiche? Prova a pensare a quando fai le pulizie di casa, qual è il compito peggiore da affrontare? Lavare i vetri? Togliere la polvere fra i mille gingilli sulle mensole? La cosa che io amo meno fare è la pulizia del frigo, quindi quando sono in fase pulizia profonda cucina è sempre la prima cosa che faccio e il resto è in discesa.

 

Il tempo è tempo e a noi sta la responsabilità e il piacere di gestirlo nel modo più congeniale.

 

Come vedi è possibile servirsi di alcune strategie di semplificazione aziendale per migliorare la propria quotidianità e vivere il tuo tempo con più serenità e meno stress.

Se desideri un aiuto per iniziare ad applicarle nella vita di tutti i giorni e mettere ordine nella tua casa e nella tua vita una volta per tutto scrivimi insieme sarà più semplice riprendere il controllo.