3 idee per rendere l’ufficio un ambiente produttivo e felice

Mi ricordo quando lavoravo in azienda e avevo una bella e gigantesca scrivania accanto a mega finestre. Dividevo l’ufficio con altre 4 persone, ma la mia la riconoscevi appena entravi.

Era l’unica “apparecchiata”, l’unica che aveva un po’ di personalità. Mi sono sempre piaciute le penne per cui, anche se in tutte le aziende le forniscono d’ufficio, a me piaceva che fossero tante e fighe: avevo due tazze piene di matite, penne glitter ed evidenziatori colorati che mi portavo da casa.

Post it di diversi colori da usare in base al tipo di attività, una pianta grassa che viveva di vita propria e due vaschette rosse suddivise fra le cose da fare e quelle per cui aspettavo una risposta prima di procedere. Alla parete di fronte alla scrivania avevo un bel calendario annuale di quelli giganti con segnate le scadenze, le call importanti e ovviamente le ferie.

Poi qualche foto e un mix di frasi motivazionali e ciniche alla Dr House di cui a quei tempi andavo pazza.

In tutta onestà devo solo dire grazie ai 7 anni passati a lavorare in una grande azienda, al metodo di lavoro che ho imparato negli anni per non soccombere fra le centinaia di email giornaliere, gli appuntamenti dai clienti e tutto il resto. Anche se oggi ho una piccola scrivania nella stanza da letto e spesso amo lavorare sul tavolo in cucina 🙂

Veniamo allora a quelli che sono i miei 3 “Mai più senza” dedicati all’ufficio:

Un planner da tavolo

Indispensabile non solo per avere un quadro chiaro delle cose da fare nella giornata, ma anche per tutta la settimana in corso. Cosa scrivere sul planner? Secondo me tutto quello che ci aspetta, dagli impegni di lavoro a quelli personali. Appuntamenti, telefonate da fare, mail da mandare, progetti da chiudere, articoli, post, insomma tutto. Da aggiornare giorno per giorno con i nuovi impegni e cancellare le  attività portate a termine.

Perché un planner e non un semplice foglio di carta? In primo luogo perché il planner è già suddiviso per giorni e ogni giorno per orario, così è facile poter inserire ogni voce all’ora giusta e nulla si perde e poi perché è più difficile smarrirlo o trascurarlo, è lì davanti a noi quindi non possiamo ignorarlo!

A me piace compilarlo il venerdì sera per la settimana successiva, un modo per chiudere la settimana lavorativa che è diventato un piacevole rito pre-weekend.

Tanti post it

Per segnare ogni idea che ci viene in mente. A me vengono almeno dieci idee al giorno anche se devo ammettere che non tutte sono geniali come vorrei. Però so sempre dove segnarle e poi le lascio fermentare per un pò. Se dopo qualche giorno l’idea mi piace ancora e ha senso, continuo a ragionarci per capire come procedere e se invece non so più neppure perché ho pensato quella cosa beh, falso allarme e posso tornare a concentrami su ciò che serve.

In questo modo però le idee non continuano a ronzarmi fastidiosamente in testa e non ho neppure il timore di essermi persa qualche cosa di eccezionale che potrebbe rivoluzionare la mia vita. Non da ultimo poi i colori ci possono aiutare anche a suddividere, ad esempio, in base all’argomento o all’urgenza.

Un raccoglitore

Dove archiviare i vari progetti su cui siamo impegnati e documenti utili, senza poi perdere ore a cercarli. Io uso delle cartelline trasparenti con dentro tutto il materiale utile suddiviso per argomento. La cartellina delle fatture emesse e ricevute per quando dovremo andare da commercialista, i preventivi inviati da tenere sotto controllo ma anche gli appunti o la documentazione raccolta relativoa a qualche progetto in divenire.

Meglio ancora se i documenti da archiviare sono molti: basta usare più raccoglitori o suddividere il raccoglitore in sezioni ben distinte e anche in questo caso possibilmente unire il pratico al bello, quindi via libera a bei raccoglitori colorati con scritto a chiare lettere ciò che contengono.

Ovviamente perché questo raccoglitore sia efficace deve essere aggiornato costantemente, via il vecchio e spazio al nuovo! 😉