Organizzare lo spazio di lavoro per lavorare meno e produrre di più: scrivania anima mia

Organizzare lo spazio di lavoro per rendere il rientro dalle ferie meno traumatico e la ripresa della routine meno faticosa? Possibile? Certo che sì!

É vero, le vacanze sono ormai un lontano ricordo ed è difficile, quasi doloroso, riprendere il ritmo. Il pensiero dell͛’aperitivo in spiaggia ti fa venire il magone e ti sembra annaspare dietro le montagne di documenti che si sono accumulate sulla tua scrivania. Il primo istinto sarebbe quello di fuggire, ma poi rinsavisci e ti rendi conto che, ahimè, non è possibile ritornare in quella spiaggia sperduta, quindi… keep calm, un bel respiro e, prima di partire in quarta a recuperare gli arretrati, prenditi il tempo per programmare le tue priorità e organizzare lo spazio di lavoro.

Come diceva il buon Benjamin Franklin “every minute spent in organization is an hour gained”, ovvero “ogni minuto speso ad organizzare è un͛’ora guadagnata”. E, aggiungo io, una corretta ed efficace gestione del tempo passa prima da un’adeguata gestione dello spazio, specialmente se si tratta di organizzare lo spazio di lavoro.

Partiamo dalle basi:

1. Come dovrebbe essere la scrivania: qualche accenno di ergonomia

Considerando il numero di ore che passi seduto alla scrivania, per organizzare lo spazio di lavoro al meglio dovrai prima di tutto accertarti che sia comoda (ma non comoda come una poltrona, altrimenti il grado di attenzione è destinato a calare drasticamente), ovvero che ti garantisca una postura corretta e una visuale efficiente. Qualche misura, giusto per darti l’idea: la profondità della scrivania deve essere almeno 70 cm (affinché la distanza tra l͛’occhio e il monitor sia tra i 50 e i 70 cm) e alta almeno 70 cm, per permettere ai braccioli della sedia di infilarsi sotto il piano di lavoro.  La superficie su cui lavori deve essere opaca e non riflettente, il monitor deve stare un po͛ più in basso degli occhi e deve essere direzionato verso il viso, cercando di non creare un angolo maggiore di 35° rispetto ad esso. La tastiera deve essere ad un͛’altezza ragionevole: gli avambracci non dovrebbero formare, rispetto alla scrivania, un angolo maggiore di 20°. L͛’altezza della sedia deve essere tale che i piedi poggino bene per terra e che le ginocchia si trovino all͛’incirca all͛’altezza dei  fianchi, o poco più in basso. Infine le luci non dovrebbero creare un riflesso nel monitor per non affaticare ulteriormente la vista. Tieni a mente queste indicazioni, soprattutto se lavori da casa o frequenti i co-working, in modo da organizzare lo spazio di lavoro che sia congeniale allo svolgimento della tua attività.

Se a questo punto sei alla ricerca della sedia perfetta per la tua scrivania ti consiglio di dare uno sguardo su Lions Home, ne puoi trovare per tutti i gusti!

2. Cosa NON dovrebbe stare sulla scrivania

Per organizzare lo spazio di lavoro e rendere la tua attività il più possibile efficiente e produttiva, prima ancora di pensare a cosa ti occorre avere sulla scrivania, è importante stabilire cosa non dovrebbe starci affatto: pubblicità, posta di passaggio, documenti già gestiti da archiviare, tazzine del caffè sporche abbandonate … Per semplificare, tutto ciò che non ha nulla a che vedere con il lavoro che devi portare a termine in quel momento. Chiaro no?!

3. Cosa tenere sulla scrivania

Immagina la tua scrivania come se fosse un bersaglio. La regola del bersaglio suggerisce di tenere più vicino a noi, a portata di mano, gli oggetti che utilizziamo con maggior frequenza per svolgere il nostro lavoro. Immagina quindi di tracciare 3 cerchi concentrici di diversa grandezza. Traccia il primo immaginando di allargare le braccia, questo cerchio contiene tutto quello che puoi prendere senza alzarti dalla sedia, e poi disegna al suo interno altri due cerchi più piccoli.

Il cerchio più piccolo, il primo e più vicino al centro, dovrebbe contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro. Ci sarai ovviamente tu, la sedia, il computer, ed eventualmente il documento a cui stai lavorando in quel momento, oppure carta e penna se stai raccogliendo le idee mentre fai una ricerca su internet.

Il secondo cerchio, quello intermedio, comprende tutti quegli oggetti che usi con una certa frequenza e che quindi é bene tenere a portata di mano: penne (solo quelle che scrivono mi raccomando!), un quaderno per appunti, la tua to do list , il telefono, l͛’agenda ed eventuali altri oggetti di cancelleria che sei solito utilizzare.

Nel cerchio più esterno, puoi posizionare invece tutti quegli oggetti che usi più raramente ma che comunque potrebbero servirti , tipo la calcolatrice o la stampante. Tutto il resto fuori!

Infine, dato che  il luogo dove lavori dovrebbe anche essere un luogo di ispirazione per te, non dimenticare di personalizzare la tua scrivania per renderla non solo super funzionale, ma anche personale: magari una piantina se hai il pollice verde, la tua tazza preferita come portapenne, della bella cancelleria (mai sottovalutare il potere della bella cancelleria) o un’immagine che ti fa sorridere ogni volta che la guardi.

Organizzare lo spazio di lavoro così ti farà sentire un po’ meglio al rientro dalle vacanze e ti aiuterà ad affrontare la ripresa della routine con una marcia in più. Perché non provare!?