Mai come in questo periodo siamo un po’ tutti vittima dell’incertezza generale e in balia della situazione senza che possiamo farci nulla. Il Coronavirus sta mettendo a dura prova gli standard di vita a cui noi tutti eravamo abituati. Ognuno deve cercare di sopravvivere ai piani saltati e fare i conti con progetti che non sono andati esattamente come ci saremmo aspettati.

 

Le scuole sono chiuse da oltre tre settimane e ancora non sappiamo bene quando riapriranno. Le aziende stanno chiedendo ai dipendenti di lavorare in modalità smart working il più possibile, quindi diventa più che mai  importante riuscire a gestire e conciliare con la massima serenità possibile vita professionale e famiglia.

 

Questo triste accadimento ha posto un ulteriore accento sul tema del tempo.

 

Prima ci sembra sempre di non averne abbastanza, ora invece pare sia l’unica cosa che tutti ci siamo ritrovati ad avere inaspettatamente a disposizione.

 

Come sai sono un fan della programmazione, ma non sono una fanatica. Programmare è quello che mi dà la libertà di vivere il mio tempo come desidero, portando avanti con uguale importanza obiettivi di lavoro e impegni personali a cui tengo.

 

E anche in questo momento credo che la programmazione sia una risorsa importante. Da un lato la situazione che stiamo vivendo ci deve aiutare a rallentare e a prendere consapevolezza di come e con chi desideriamo spendere il nostro tempo e dall’altro non deve scoraggiarci e farci abbandonare i nostri progetti. Tre settimane di fermo non possono mandare in fumo tre anni di lavoro, giusto no?

 

Soprattutto chi come me ha un piccolo business non può mettere tutto in pausa in attesa che le cose cambino. Il mio approccio è stato quello di (provare) a non andare in panico dal punto di vista lavorativo. Rallentare si, pensare si, cambiare ritmo, riconoscere le mie risorse e capire cosa potevo fare di utile in questa situazione… così è nata anche l’idea dei webinar gratuiti.

 

Ho congelato tutte le attività on demand in programma per la mia sicurezza e per quella dei miei clienti, lo stesso anche per la formazione in azienda. Ho lasciato attive solo le attività che potevo erogare via web, come ad esempio Accorciamo le Distanze.

In questo modo mi è stato subito più chiaro individuare in modo realistico quale fosse il mio nuovo raggio d’azione e ciò mi ha permesso di proseguire laddove possibile e anche rispondere con successo a nuove opportunità con la rapidità necessaria.

 

È come una sorta di puzzle, in cui andare a sostituire e spostare i pezzi in base a quello che succede là fuori.

 

Mi piace sempre parlare di programmazione sostenibile, una programmazione che lascia spazio alla vita e non ci vuole rinchiusi in ufficio o in smart working 15 ore al giorno, una pianificazione che ci fa arrivare a fine giornata con serenità e soddisfatti delle attività che abbiamo portato a termine.

 

E soprattutto in questi giorni di clausura forzata, che contempli cucinare e mangiare un piatto sano con tutta la famiglia lontano dal monitor del pc, qualche pausa rigenerante tra un’attività portata a termine e l’altra, il tempo per l’attività fisica e la possibilità di dedicarci di più a figli, al partner o al peloso di casa.

 

Secondo me per programmare la nostra agenda in modo realistico e sostenibile, in equilibrio fra vita lavorativa e vita privata è importante avere ben chiaro 3 cose:

 

• quello che dobbiamo fare
• entro quanto lo dobbiamo fare
• quanto tempo ci richiede farlo

 

Partendo da questo presupposto la cosa principale è fare una lista delle cose che vogliamo/dobbiamo fare.

 

A me piace ragionare a imbuto, partire dal mese, per poi entrare nel dettaglio della settimana fino ad ogni singola attività giornaliera.

 

C’è chi ama fare questo genere di pianificazione utilizzando tool informatici o applicazione, io da buona amante degli oggetti di stationery preferisco sempre avvalermi di strumenti cartacei, in particolare:

 

Planner mensile

 

Ogni inizio mese stampo un planner in cui segnare tutti gli appuntamenti programmati, le consulenze presso i clienti, gli incontri in azienda, i corsi e tutte le attività già fissate. Di solito uso anche colori diversi in base al tipo di attività così è tutto più chiaro anche solo con un’occhiata veloce.

 

Planner settimanale

 

È lo strumento che mi aiuta più di tutti a portare a termine le attività nei tempi stabiliti. Se ad esempio so che entro un certo giorno devo portare a termine un progetto o preparare un preventivo è importante prendermi il tempo necessario per fare tutto per bene ed evitare di ridurmi all’ultimo secondo per consegnare tutto. Nel mio planner settimanale, tenendo conto degli impegni fissati, segno quanto tempo e quando esattamente mi dedicherò a quel determinato progetto. E’ il modo migliore per evitare di lavorare sotto stress ed essere sicura di rispettare le scadenze.

 

Planner giornaliero

 

Nota anche come to do list, è il posto dove segno tutte le attività che voglio portare a termine di giorno in giorno e appunto le nuove attività che richiedono la mia attenzione senza il rischio di perdermi i pezzi per strada.

 

Per fare in modo che questi strumenti siano davvero preziosi alleati del tuo lavoro e della tua vita è importante averli sempre sotto mano e aggiornarli con costanza. L’ultima cosa che guardi alla sera prima di spegnere il pc e la prima che guardi la mattina appena ti siedi alla scrivania.

 

Segna tutte le attività che vedono necessario il nostro coinvolgimento, non solo quelle strettamente legate al lavoro ma anche fare la spesa, andare a prendere i figli a scuola, portarli alla lezione di calcio, nuoto, danza ecc o le attività che per noi sono importanti come ad esempio andare in palestra o fare una corsa al parco.

Impara a vedere questo tipo di appuntamento esattamente come fosse una riunione importante, non un extra o un desiderata, ma parte integrante e fondamentale della tua giornata. E anche adesso che non posso uscire per andare in palestra cerco di mantenere l’abitudine all’allenamento e mi riservo in agenda 1 ora due/tre volte la settimana.

 

Solo quando abbiamo ben chiaro le attività che richiedono la nostra attenzione possiamo reagire in modo proattivo e sentendoci meno vulnerabili ai piani che cambiano.

 

Se vuoi migliorare la tua pianificazione puoi scaricare gratuitamente i planner che ho preparato per te e se senti il bisogno di un confronto per fare un po’ di chiarezza scrivimi insieme sarà più facile.