To do list, la chiave per una buona pianificazione

Ultimamente sento tanto parlare di to do list e dell’importanza della pianificazione, che come molte delle cose che vanno di moda, non si capisce quanto siano realmente utili o quanto piuttosto solo un trend passeggero.

Fatto sta che ognuno di noi, ogni giorno, si scontra con l’impossibilità di fare tutto e con l’inevitabile rischio di trascurare le cose importanti. David Allen grazie al metodo GDT (Getting Things Done) spiegato nel suo libro Detto fatto, un testo che per molti è diventato il manuale di riferimento dell’efficienza, ci insegna a raggiungere un obiettivo straordinario: organizzare meglio le informazioni e gestire gli impegni per perfezionare il rendimento personale e godere di maggiore libertà. L’amico David sostiene che la nostra mente non è fatta per ricordare ma per pensare. Solo con una mente sgombra possono trovare spazio idee e si possono chiarire i propri obiettivi .E io non posso che d’accordo con lui!

Tra lavoro e vita privata, infatti, nel corso della giornata le cose da ricordare e da portare a termine sono talmente tante che sarebbe impossibile pensare di ricordare tutto “a memoria”.

Le liste, oltre ad essere un efficace strumento di pianificazione, ci aiutano anche a prendere consapevolezza di chi siamo e di cosa desideriamo. Come ci racconta Dominique Loureau nel suo best seller L’arte delle liste: Semplificare, organizzare e conoscere meglio sé stessi le liste possono diventare quindi un importante mezzo di crescita personale e di introspezione per  “…semplificare l’esistenza, partire alla scoperta di se stessi, conservare il ricordo migliore, scoprire i mille e uno piccoli piaceri della vita, trovare la propria strada”.

Io sono da sempre una fan delle liste, trovo il loro utilizzo utilissimo sia in ambito lavorativo che personale, quindi ho pensato di stilare, e condividere con te, una mia personalissima classifica delle caratteristiche che dovrebbe avere una to do list per una pianificazione efficace e una miglior gestione del tempo:

1. Scrivere è la chiave

Non sto dicendo nulla di nuovo, ma scrivere tutto, per me, è il segreto per non rischiare di dimenticare nulla. Che si tratti degli impegni di lavoro, delle telefonate da fare o le scadenze da pagare E, più precisamente, scrivere tutto su unico supporto (agenda, taccuino, foglio di carta, ecc…) in modo da avere sottocchio con un unico sguardo il quadro della giornata con relative scadenze e orari.

2. Occhio alla praticità

Se a preparare la to do list ci si mette più tempo che a fare le cose… forse c’è qualche cosa che non va! Io adoro  i boullet giornal, ma spesso il rischio che si corre è quello di concentrarsi più sull’estetica che sul reale scopo dello strumento. La to do list per me è come una mappa,un utile quanto semplice percorso guidato da seguire durante la giornata con delle tappe fisse, ma anche con possibili deviazioni in caso di “traffico”.

3. Compilare la to do list la sera prima

Fare questo compito la sera prima è efficace per 2 ragioni: primo, perché prepara a quello che ci aspetta il giorno dopo e ci dà un senso “fine” della giornata appena conclusa. Un po’ come quando prima di  chiudere la porta di casa, si controlla che le finestre siano chiuse e tutto sia a posto. Secondo, perché permette di essere già focalizzati sui compiti della giornata successiva e perderci meno in “cazzeggio”.

4. Usare una bella cancelleria

Lo so che potrebbe sembrare una futile sciocchezza, ma per me che sono da sempre una “seriale” della cancelleria, mi dà più gioia scrivere su un bel blocco piuttosto che sulla carta del formaggio o usare una bella penna piuttosto che una triste e anonima o mezza smangiucchiata.
Ritornando al già citato Allen: “comprarsi dei begli articoli da cancelleria è sicuramente un ottimo investimento”…il solo fatto di voler “giocare” con una bella penna sarà d’aiuto per farti venire grandi idee!

Quindi consiglio utile per tutti e non solo per gli amanti della cancelleria.

5. Carta o App?

Io sono un ibrido. Mi piace la carta per la lista delle cose da fare ogni giorno e l’uitlizzo del calendar del cellulare per gli appuntamenti, riunioni ecc

Come to do list cartacee mi trovo bene ad utilizzare un blocco formato A4 suddiviso per giorni della settimana che è anche  dotato di uno spazio per gli “appunti volanti”. Questo formato mi permette di avere bene chiare tutte le attività e suddividerle sui diversi giorni della settimana in base alla priorità, e alla fine della settimana butto il foglio riportando solo le cose che sono rimaste indietro o le le attività in attesa di una risposta.

Le agende cartacee mi piacciono, ma ho capito che il formato classico non fa per me. Il problema non sarebbe tanto quello di portarla in borsa o trovarne una che mi piace, la verità è semplicemente che detesto le agende troppo pasticciate o scritte male. Per questo preferisco l’agenda sul cellulare, che si aggiorna facilmente insieme ai miei impegni, senza sbavature.

Quest’anno però sto sperimentando con soddisfazione l’agenda cartacea mensile – ho scelto una Moleskine perchè ha un’estetica pulita e minimale che mi conquista sempre, questo formato mi piace perché mi permette di avere un overview degli impegni mensili  in modo molto pratico e anche quando il cellulare è scarico. Ogni tipo di attività è caratterizzato da un colore, posso segnare le date in cui far uscire un post o una newsletter e per gli impegni da confermare uso dei piccoli post it di diverso colore sempre in base al tipo di impegno.

Ecco queste sono le cose che funzionano bene per me, e per te cosa funziona?